Guía completa de
Nómina Tools

1. Introducción

Nómina Tools es un sistema SaaS de gestión de nómina diseñado específicamente para empresas colombianas, con cumplimiento de la normativa laboral 2026 (SMMLV, UVT, Ley 1607, Art. 383 ET). Su objetivo es centralizar el ciclo completo de la nómina: desde la creación del empleado hasta la aprobación del corte, la exportación contable y la conciliación con la UGPP.

El sistema está orientado a contadoras y contadores que administran la nómina de una o varias empresas. No se requiere conocimiento técnico avanzado: la interfaz guía paso a paso cada proceso.

Conceptos base

2. Primer acceso

Accede al sistema desde cualquier navegador moderno en: https://nomina.one4tools.com. No se requiere instalar ningún software.

Credenciales de prueba / primer admin

Recorrido del dashboard

Al iniciar sesión llegas al Dashboard principal, que muestra un resumen del estado de la nómina: empleados activos, último corte, novedades pendientes y alertas del sistema.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  [N] Nómina Tools                                  usuario@ │
├──────────────┬──────────────────────────────────────────────┤
│              │  ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────────┐  │
│ GENERAL      │  │ Empleados│ │ Último   │ │ Novedades    │  │
│  • Inicio    │  │ activos  │ │ corte    │ │ pendientes   │  │
│              │  │    12    │ │ 2026-03  │ │      3       │  │
│ OPERACIÓN    │  │          │ │ APROBADO │ │              │  │
│  • Empleados │  └──────────┘ └──────────┘ └──────────────┘  │
│  • Novedades │                                               │
│  • Nómina    │  Alertas del sistema                          │
│  • Liquid.   │  ⚠ 2 empleados sin cuenta bancaria           │
│              │  ℹ Próximo corte: 2026-04                    │
│ CONTROL      │                                               │
│  • Concil.   │                                               │
│  • Exportac. │                                               │
│  • Certific. │                                               │
│              │                                               │
│ ADMIN        │                                               │
│  • Saldos    │                                               │
│  • Params    │                                               │
│  • Usuarios  │                                               │
└──────────────┴─────────────────────────────────────────────-┘

El sidebar explicado

3. Configuración inicial (Admin)

Antes de registrar el primer empleado debes verificar que los parámetros del año estén correctos y cargar los saldos acumulados de nóminas anteriores.

3.1 Verificar parámetros 2026

Ve a Admin → Parámetros y confirma los valores vigentes para 2026:

3.2 Crear usuarios con roles

1. Ve a Admin → Usuarios → Nuevo usuario.
2. Ingresa nombre, correo electrónico y contraseña temporal.
3. Selecciona el rol: ADMIN, CONTADOR o CONSULTA.
4. Guarda. El usuario puede iniciar sesión de inmediato.

3.3 Cargar saldos iniciales desde Excel

Si vienes de otro sistema o de un libro de Excel, debes ingresar los saldos acumulados de cada empleado (cesantías, vacaciones, retención, etc.) para que el sistema calcule correctamente las provisiones y la retención a futuro.

Ve a Admin → Saldos iniciales → Importar Excel. El archivo debe tener exactamente estas columnas (sin encabezados adicionales):

4. Empleados

El módulo de empleados es el núcleo del sistema. Aquí registras toda la información laboral y personal de cada trabajador.

4.1 Crear nuevo empleado

Ve a Empleados → Nuevo empleado. El formulario tiene tres secciones:

Sección 1 — Datos personales

• Cédula — número de documento sin puntos ni guiones. Es el identificador único.
• Nombre completo — nombres y apellidos completos.
• Fecha de nacimiento — formato DD/MM/YYYY.
• Dirección y ciudad — domicilio para certificados laborales y comunicaciones.
• Correo electrónico — para envío de desprendibles (opcional).

Sección 2 — Afiliaciones

• EPS — entidad promotora de salud activa.
• AFP (Pensión) — administradora de fondos de pensiones.
• ARL — administradora de riesgos laborales y nivel de riesgo (I–V).
• Caja de compensación — entidad de caja.
• Cesantías — fondo de cesantías (puede ser la misma AFP o diferente).

Sección 3 — Cuenta bancaria

• Banco — nombre del banco (Bancolombia, Davivienda, etc.).
• Tipo de cuenta — Ahorros o Corriente.
• Número de cuenta — sin espacios.

4.2 Agregar contrato

Después de crear el empleado (o desde su perfil), haz clic en + Agregar contrato. Campos requeridos:

• Cargo — denominación del puesto.
• Tipo de contrato — Indefinido, Fijo, Obra/Labor, Aprendizaje.
• Salario básico — salario mensual en pesos. No puede ser inferior al SMMLV.
• Fecha de ingreso — primer día de trabajo. Define el cálculo de todos los acumulados.
• Incluye auxilio de transporte — marcar si el salario es ≤ 2 SMMLV (requisito normativo).

4.3 Libranzas y embargos

Desde el perfil del empleado, sección Descuentos adicionales, puedes agregar libranzas (créditos de libranza) y embargos judiciales. Cada descuento tiene:

• Descripción — nombre de la entidad o referencia del embargo.
• Monto mensual — valor fijo a descontar cada período.
• Fecha de inicio y fin — el sistema aplica el descuento solo en los cortes dentro del rango.

4.4 Desactivar y reactivar empleados

Para desactivar un empleado (retiro temporal sin liquidación): perfil del empleado → Desactivar. El empleado no aparecerá en futuros cortes pero conserva todo su historial.

Para reactivar: misma pantalla → Reactivar. Si el empleado fue liquidado, deberás crear un nuevo contrato.

5. Novedades

Las novedades son eventos que modifican el salario del empleado en un período. Deben registrarse antes de calcular el corte.

5.1 Los 12 tipos de novedad

5.2 Crear una novedad manualmente

1. Ve a Novedades → Nueva novedad.
2. Selecciona el empleado (búsqueda por nombre o cédula).
3. Selecciona el tipo de novedad.
4. Ingresa fecha inicio y fecha fin (o cantidad para horas extra/recargos).
5. Para incapacidades, ingresa el diagnóstico (código CIE-10 o descripción).
6. Agrega observaciones si es necesario (número de resolución, juzgado, etc.).
7. Guarda. La novedad queda pendiente y será incluida en el próximo corte del período correspondiente.

5.3 Importar novedades masivamente desde Excel

Para períodos con muchas novedades (ej. cierre de mes con múltiples incapacidades), usa la importación masiva: Novedades → Importar Excel.

Columnas del archivo (encabezados exactos en la fila 1):

5.4 Error de solapamiento

Si al guardar o importar aparece el error "Novedad solapada", significa que ya existe otra novedad para ese empleado que cubre parte o todo el mismo período.

Pasos para resolverlo:

1. Ve al perfil del empleado → pestaña Novedades.
2. Revisa las novedades existentes en el rango de fechas.
3. Elimina o ajusta las fechas de la novedad conflictiva.
4. Vuelve a guardar la nueva novedad.

6. Corte de nómina mensual

El corte de nómina es el proceso central del sistema. Consolida todos los devengos y deducciones del mes, genera los desprendibles y produce los archivos para pago y contabilidad.

Flujo completo paso a paso

1. Captura todas las novedades del mes
   Verifica que todas las incapacidades, vacaciones, horas extra y ausencias del período estén registradas en el módulo de Novedades.
2. Revisa empleados activos con contrato
   En Empleados, asegúrate de que todos tengan contrato activo y cuenta bancaria registrada.
3. Crear el corte
   Ve a Nómina → Nuevo corte. Escribe el período en formato YYYY-MM (ej. 2026-04). El sistema crea un corte en estado BORRADOR.
4. Calcular
   Haz clic en Calcular nómina. El sistema procesa todos los empleados activos aplicando novedades, parámetros normativos vigentes, retefuente y provisiones.
5. Revisar desprendibles
   Haz clic en cualquier empleado para ver su desprendible detallado. Verifica los totales antes de aprobar.
6. Aprobar el corte
   Solo disponible para roles ADMIN o CONTADOR. Haz clic en Aprobar corte. El estado cambia a APROBADA. A partir de este momento el corte es de solo lectura.
7. Generar dispersión bancaria
   Con el corte aprobado, ve a Exportaciones → Dispersión PAB y genera el archivo para Bancolombia.
8. Generar archivos Contai
   Ve a Exportaciones y descarga los comprobantes 9, 11 (Seguridad Social) y 11 (Provisiones).

6.1 El desprendible explicado

6.2 Estados del corte

7. Liquidación final

La liquidación final se usa cuando un empleado termina su relación laboral, sin importar la causa: renuncia voluntaria, despido con o sin justa causa, mutuo acuerdo, o vencimiento de contrato a término fijo.

7.1 ¿Cuándo usar la liquidación final?

• Retiro voluntario (renuncia): el empleado tiene derecho a todo lo liquidado excepto indemnización.
• Despido sin justa causa: el empleado tiene derecho a indemnización adicional según días de antigüedad.
• Despido con justa causa: no hay indemnización adicional.
• Vencimiento de contrato a término fijo: se liquida igual que una terminación normal.

7.2 Cálculo de días 30/360

Nómina Tools usa el sistema normativo colombiano de meses de 30 días y años de 360 días para todos los cálculos de tiempo. Este es el estándar del Código Sustantivo del Trabajo.

7.3 Proceso paso a paso

1. Ve a Liquidaciones → Nueva liquidación.
2. Busca el empleado por cédula o nombre.
3. Ingresa la fecha de retiro (último día laborado).
4. Selecciona la causa del retiro.
5. El sistema calcula automáticamente:
   • Salario días pendientes del último mes.
   • Prima de servicios proporcional al semestre.
   • Cesantías acumuladas (saldo más período actual).
   • Intereses sobre cesantías.
   • Vacaciones pendientes de disfrutar (en dinero).
   • Indemnización por despido sin justa causa (si aplica).
6. Revisa el detalle de cada fila. Si hay discrepancias, ajusta los días manualmente en los campos editables.
7. Haz clic en Aprobar liquidación. El empleado queda inactivo automáticamente.

7.4 Qué significa cada fila del resultado

8. Exportaciones Contai y PAB

Desde Control → Exportaciones puedes generar todos los archivos necesarios para contabilidad y pago de nómina. Todos los archivos están disponibles solo para cortes en estado APROBADA o PAGADA.

8.1 Comprobante 9 — Nómina

Archivo contable con el resumen de la nómina del período. Incluye una línea por empleado con devengos, deducciones y aportes patronales en formato compatible con el software contable Contai.

• Cuándo usarlo: al cerrar contabilidad del mes.
• Contenido: una fila por empleado × período. Columnas: código empleado, centro de costo, cuenta contable, débito, crédito, descripción.
• Formato: Excel (.xlsx).

8.2 Comprobante 11 — Seguridad Social

Archivo contable de aportes patronales (salud, pensión, ARL, caja, SENA, ICBF) agrupados por entidad. Se usa para registrar el gasto y el pasivo de aportes.

• Cuándo usarlo: junto con la planilla PILA del mes.
• Requiere: número de PILA del período registrado en la pantalla de exportación.

8.3 Comprobante 11 — Provisiones

Archivo contable de las provisiones del mes: prima de servicios, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones provisionadas.

• Cuándo usarlo: mensualmente, junto con el cierre contable.
• Genera una línea de gasto (débito) y una de pasivo (crédito) por cada concepto de provisión.

8.4 Dispersión PAB — Bancolombia

Archivo para subir al portal web de Bancolombia (Pagos en Lote / PAB) y pagar la nómina electrónicamente. El sistema genera un archivo con el formato exacto que requiere el banco.

• Requiere: código empresa Bancolombia (lo entrega el ejecutivo de cuenta).
• Contenido: una fila por empleado con número de cuenta, banco, tipo, nombre, cédula y valor neto a pagar.
• Employees omitidos: empleados sin cuenta bancaria registrada no aparecen en el archivo. Recibe una alerta indicando quiénes fueron omitidos.

9. Conciliación PILA (UGPP)

La PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) es el archivo que reportas mensualmente a las entidades de seguridad social. La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) fiscaliza que los aportes declarados coincidan con los salarios pagados.

El módulo de conciliación compara los valores de la PILA que liquidaste contra lo que calculó el sistema, e identifica discrepancias antes de que la UGPP las detecte.

9.1 Importar la PILA mensual

1. Descarga el reporte de la planilla PILA desde el operador (Aportes en Línea, SOI, etc.) en formato Excel.
2. Ve a Control → Conciliación PILA → Importar PILA.
3. Selecciona el período y sube el archivo.

Columnas requeridas en el archivo PILA:

9.2 Los 3 estados de conciliación

9.3 Qué hacer con cada estado

10. Certificados laborales

El módulo de certificados genera PDFs de certificado laboral para empleados activos o retirados. Son útiles para trámites bancarios, solicitudes de visa, arriendos, estudios de crédito y otros usos del empleado.

10.1 Generar un certificado

1. Ve a Control → Certificados.
2. Busca el empleado por nombre o cédula.
3. Selecciona el tipo de certificado:
   • Con salario — incluye cargo, fecha de ingreso y salario mensual. Para la mayoría de trámites financieros.
   • Sin salario — incluye cargo y fecha de ingreso, pero omite el valor del salario. Para trámites donde el empleado prefiere discreción.
4. Ingresa la ciudad de expedición (aparece en el encabezado del certificado).
5. Haz clic en Generar PDF. El archivo se descarga automáticamente.

10.2 Para empleados retirados

Los empleados liquidados también pueden recibir certificado. El documento indicará que la vinculación estuvo vigente entre las fechas de ingreso y retiro. El tipo de certificado disponible para retirados es siempre sin salario actual (ya que no están activos).

11. Parámetros normativos

Los parámetros normativos son los valores legales que usa el sistema para calcular la nómina: SMMLV, UVT, tasas de cotización, auxilio de transporte, límites para retefuente, etc. Están organizados por vigencia: cada parámetro tiene una fecha desde cuando aplica y (opcionalmente) una fecha hasta cuando aplica.

La regla de oro — NUNCA editar, siempre crear

Ejemplo: cambio de SMMLV para 2027

Supón que el SMMLV para 2027 fue fijado en $1.520.000. El proceso es:

1. Ve a Admin → Parámetros.
2. Busca el parámetro SMMLV vigente (2026-01-01 en adelante).
3. Edita ese parámetro existente solo para agregar vigenciaHasta: 2026-12-31.
4. Crea un nuevo parámetro:
   • Nombre: SMMLV
   • Valor: 1520000
   • vigenciaDesde: 2027-01-01
   • vigenciaHasta: (dejar vacío)
5. Guarda. A partir del primer corte de enero 2027, el sistema usará el nuevo valor automáticamente.

Cuándo necesitas editar parámetros

• Cambio de SMMLV (normalmente cada enero).
• Cambio de UVT (normalmente cada enero por resolución DIAN).
• Reforma de tarifas de cotización a seguridad social (infrecuente).
• Nueva escala de retención en la fuente (Art. 383 ET).
• Cambio del porcentaje o tope de intereses de cesantías.

12. Usuarios del sistema

Nómina Tools tiene un sistema de roles que controla qué puede hacer cada usuario. Solo el rol ADMIN puede gestionar usuarios.

Los 3 roles

Gestión de usuarios

Crear usuario

1. Ve a Admin → Usuarios → Nuevo usuario.
2. Ingresa nombre completo, correo electrónico y contraseña temporal.
3. Selecciona el rol.
4. Guarda.

Editar usuario

1. En la lista de usuarios, haz clic en el nombre del usuario.
2. Edita nombre, correo o rol según necesidad.
3. Guarda.

Cambiar contraseña

1. Desde el perfil del usuario, haz clic en Cambiar clave.
2. Ingresa la nueva contraseña (mínimo 8 caracteres, incluir mayúscula y número).
3. Guarda. El usuario deberá usar la nueva clave en su próximo inicio de sesión.

Eliminar usuario

1. En la lista de usuarios, haz clic en el icono de eliminar (papelera) del usuario.
2. Confirma la acción en el diálogo.

13. Preguntas frecuentes

14. Glosario

15. Contacto y soporte

Nómina Tools es una solución administrada. Para resolver dudas técnicas o reportar errores en el sistema, contacta al equipo responsable de tu implementación.